Responsable de recibir a visitantes, gestionar llamadas y correspondencia, coordinar agendas, manejar documentos y archivos, y proporcionar soporte general para asegurar el funcionamiento eficiente de la oficina
Funciones
Atención al cliente: Recibir, atender y dirigir a los visitantes o clientes de manera cordial, ya sea en persona, por teléfono o correo electrónico. Proporcionar información básica sobre la empresa o resolver dudas.
Gestión de llamadas: Contestar, filtrar y redirigir llamadas telefónicas, además de tomar mensajes cuando sea necesario.
Control de correspondencia: Recibir, clasificar y distribuir la correspondencia entrante (física y electrónica), así como organizar el envío de correspondencia saliente.
Manejo de agenda: Coordinar citas, reuniones y eventos, tanto internos como externos, y llevar el control de la agenda de los superiores o empresas que lo soliciten.
Tareas administrativas: Redactar, archivar y organizar documentos, realizar copias, escanear archivos, preparar informes y otros documentos necesarios para la empresa.
Gestión de suministros: Mantener un inventario de los suministros de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.
Apoyo logístico: Coordinar la logística de reuniones y eventos, como la reserva de salas, el equipo necesario y la organización de refrigerios si es requerido.
Atención a consultas internas: Ayudar al personal de la empresa con preguntas o solicitudes relacionadas con la administración, como solicitar material de oficina o coordinar con otros departamentos.
Tareas de facturación: En algunos casos, puede ser responsable de emitir facturas, recibos o hacer seguimiento de pagos.
