Atención al cliente: Brindar una atención amable, profesional y personalizada a los clientes, tanto en persona como por teléfono o correo electrónico.
Recepción y derivación: Recepcionar a los clientes que visitan el estudio contable, atender sus consultas iniciales y derivarlos al profesional adecuado según sus necesidades específicas.
Gestión de consultas y solicitudes: Registrar y gestionar las consultas y solicitudes de los clientes, asegurándose de responder en tiempo y forma, y de que se resuelvan de manera adecuada y eficiente.
Programación de citas: Coordinar y programar citas entre los clientes y los profesionales del estudio contable, asegurando la disponibilidad de horarios y el cumplimiento de los plazos establecidos.
Seguimiento de tareas: Realizar el seguimiento de las tareas y solicitudes pendientes, asegurándose de que se cumplan los plazos y que los clientes reciban la información o documentación requerida en tiempo y forma.
Gestión de documentación: Asistir en la preparación y gestión de documentación necesaria para trámites contables, fiscales y administrativos, verificando su correcta presentación y archivo.
Resolución de problemas: Ayudar a resolver problemas y preocupaciones de los clientes, investigando y proporcionando soluciones adecuadas o escalando los problemas a los profesionales correspondientes.
Actualización de registros: Mantener actualizada la información de los clientes en las bases de datos del estudio contable, asegurando la precisión y confidencialidad de los datos.
Asistencia en actividades administrativas: Apoyar en tareas administrativas generales, como archivar documentos, preparar informes y realizar seguimiento de pagos o cobranzas.
Fomento de relaciones de confianza: Construir y mantener relaciones de confianza con los clientes, brindando un trato cordial, respetuoso y profesional, y asegurándose de que sus necesidades y expectativas sean atendidas.
Es importante destacar que estas responsabilidades pueden variar según las políticas y necesidades específicas del estudio contable, y pueden ser complementadas con otras tareas o responsabilidades según las funciones asignadas a la empleada de atención al cliente.
Funciones
Las funciones de una empleada de atención al cliente en un estudio contable pueden variar según las necesidades y la estructura específica de cada empresa. Sin embargo, a continuación se presentan algunas funciones comunes que suelen desempeñar:
Recepción y atención de clientes: Dar la bienvenida a los clientes que visitan el estudio contable, atender sus consultas y proporcionarles información básica sobre los servicios ofrecidos.
Gestión de llamadas telefónicas: Atender y gestionar las llamadas telefónicas de los clientes, brindando información, tomando mensajes o canalizando las llamadas hacia el personal adecuado dentro del estudio contable.
Programación de citas: Coordinar y programar citas entre los clientes y los profesionales del estudio contable, asegurándose de que los horarios sean convenientes y se cumplan los plazos establecidos.
Asistencia en trámites y documentación: Brindar apoyo en la preparación y gestión de documentación necesaria para trámites contables, fiscales y administrativos, como la elaboración de formularios, solicitudes y presentación de documentación ante organismos correspondientes.
Seguimiento de consultas y solicitudes: Realizar un seguimiento diligente de las consultas y solicitudes de los clientes, asegurándose de que se brinden respuestas oportunas y adecuadas, y de que se cumplan los plazos establecidos.
Resolución de problemas: Ayudar a resolver problemas y preocupaciones de los clientes, ya sea brindando soluciones directas o escalando los problemas a los profesionales adecuados dentro del estudio contable.
Mantenimiento de registros: Registrar y mantener actualizada la información de los clientes en las bases de datos del estudio contable, asegurando la confidencialidad y exactitud de los datos.
Fomento de relaciones de confianza: Construir y mantener relaciones de confianza con los clientes, brindando un servicio amable, profesional y personalizado que cumpla con sus expectativas.
Es importante destacar que estas funciones pueden variar según las políticas y necesidades específicas del estudio contable. La empleada de atención al cliente puede desempeñar otras tareas adicionales según las responsabilidades asignadas por la dirección del estudio contable.